Descripción General
La función Historial de versiones permite a los usuarios ver y restaurar versiones anteriores de registros en formularios, datos de listas, bibliotecas de documentos y registros de usuarios y contactos. Los usuarios pueden acceder a historiales de registros desde el 12 de junio de 2021 y restaurar registros de los últimos 90 días. Esta función proporciona un registro de auditoría de los cambios para garantizar la precisión y la trazabilidad, así como una forma conveniente de recuperar datos anteriores.
Características Principales
- Vea una lista completa de versiones de registros anteriores.
- Abra una copia de solo lectura de cualquier versión anterior con un solo paso.
- Restaurar cualquier versión anterior para convertirla en la versión activa o actual.
- Realice un seguimiento del historial de versiones sin problemas para mantener registros precisos y cumplir con las normas.
- Mejore la transparencia con marcas de tiempo de versiones detalladas y registros de cambios.
Componentes
- Version: realiza un seguimiento de una nueva versión de cada formulario con cada guardado, actualización o cambio de flujo de trabajo desde el 12 de junio de 2021. Es posible que los formularios creados antes de esta fecha no tengan un historial de versiones completo.
- Hora: muestra la marca de tiempo del momento en que se guardó el registro por última vez, lo que proporciona un seguimiento claro de las actualizaciones.
- Usuario: registra el nombre del usuario que realizó los cambios. En el caso de las solicitudes de API, los cambios aparecerán como realizados por el "Sistema".
- Fuente: identifica el origen de los cambios con opciones que incluyen Web/UI, Excel, API, Anónimo, Integración, Integración SCIM, Integración SAML, Capacitación en línea, Actualización de la biblioteca SDS y Actualización de la biblioteca de factores de emisión.
- Resumen de cambio: enumera los campos que se actualizaron, aunque no detalla los datos específicos agregados o editados. En el caso de las actualizaciones a través de Excel o API, o de los registros agregados antes del 25 de mayo de 2024, el resumen se mostrará como "No disponible".
- Estado del flujo de trabajo: muestra el estado del flujo de trabajo del formulario registrado con cada versión guardada en el historial .
- Acciones: proporciona botones de acción para obtener una vista previa y restaurar versiones anteriores:
Vista previa: permite a los usuarios ver una versión de registro seleccionada en un formato de solo lectura. Muestra un banner en la parte superior que indica qué versión está previsualizando, con la opción de restaurar esa versión para que sea la actual.
Restaurar: permite a los usuarios volver a una versión anterior, convirtiéndola en la versión actual del registro.
NOTA: La restauración solo está disponible para registros dentro de los últimos 90 días y no es compatible con ciertos formularios, como Incorporación, Solicitud de proveedor y Reconocimiento único.
Cómo navegar a la página del historial de versiones
PRERREQUISITO: Los usuarios deben tener habilitada la función “Administración del sistema – General > Ver y restaurar historial de versiones de registros” para acceder a los registros del historial de versiones.
Para navegar a la página Historial de versiones:
- Seleccione el icono
en la parte superior derecha del registro Formularios/Documento/Datos de lista/Usuarios y contactos para navegar a la página Historial de versiones.
Para restaurar un registro:
- Seleccione el botón Vista previa en la columna Acciones
- Seleccione el botón Restaurar
NOTA: Aparecerá una ventana emergente de advertencia que le solicitará que confirme su selección. - Seleccione Sí para confirmar.
O
- Seleccione el botón Restaurar en la columna Acciones .
NOTA: Aparecerá una ventana emergente de advertencia que le solicitará que confirme su selección. - Seleccione Sí para confirmar.
NOTA: La restauración solo está disponible para registros de los últimos 90 días y no es compatible con ciertos formularios, como Incorporación, Solicitud de proveedor y Reconocimiento único.
Ejemplos de historial de versiones
Formulario - Evento de incidente
Documento - Análisis de seguridad laboral
Datos de lista – Material
Registro de usuarios y contactos
Historial del Flujo de Trabajo
PRERREQUISITO: Debe tener permisos en el formulario para ver su Historial de flujo de trabajo
El historial de flujo de trabajo es una tabla de puntos de datos relacionados con el flujo de trabajo que se encuentra en la vista de formulario de flujo de trabajo en la sección Historial de flujo de trabajo. Tres pestañas diferentes brindan una vista única del historial de flujo de trabajo.
- Flujo de trabajo: muestra cada vez que un usuario interactúa con el formulario.
- Versión: muestra cada vez que se actualiza un registro desde cualquier fuente, incluida la Web/Aplicación, Importación de Excel, API u otras fuentes.
- Combinado: muestra una combinación de la vista de flujo de trabajo y versión.
NOTA: Se realiza un seguimiento del historial de flujo de trabajo para cada formulario con un flujo de trabajo válido.
NOTA: Las tres vistas de historial son visibles para cualquier usuario con acceso al formulario
Pestaña Historial
La pestaña Historial permite a los usuarios con acceso a Usuarios y Contactos, como Usuarios Delegados y Contactos, ver el historial de versiones de un registro. Este historial de solo lectura proporciona un registro detallado de las actualizaciones y los cambios realizados en el registro.
Cosas a tener en cuenta
- Los registros que se hayan eliminado o restaurado de la Papelera de reciclaje no se registrarán en el historial de versiones .
- Si se revierte un formulario que tenía formularios generados a partir de él (evento de incidente con CAPA generados), el formulario generado (CAPA) no se verá afectado.
- El historial de versiones no rastreará ningún registro anterior al 12 de junio de 2021.
- Los registros no se pueden recuperar ni restaurar después de 90 días.